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Regeln

Billbee bietet die Möglichkeit, durch das Festlegen von Regeln bestimmte Aufgaben zu automatisieren und an noch besser an den eigenen Workflow anzupassen.

Das hier sind einige Beispiele für Vorgänge, die mit Regeln automatisiert werden können:

Aufbau einer Regel

Eine Regel besteht aus einem Auslöser, optional einer oder mehreren Bedingungen und einer oder mehreren Aktionen. Außerdem gibt es noch einige Eigenschaften, die das Verhalten der Regelausführung beeinflussen.

Durch das Kombinieren mehrerer Bedingungen lassen sich auch komplexere Regeln erstellen. Z.B. eine Regel für die Statusänderung auf versendet aller Bestellungen aus einem bestimmten Shop, deren Kunden aus einem bestimmten Land kommen und deren Auftragssumme größer als 100€ ist.

Auslöser

Der Auslöser legt fest, wann eine Regel angewendet wird. Die folgenden Auslöser stehen zur Zeit zur Auswahl:

NameBeschreibungAnwendungsbeispiel
Auftrag eingelesenEin Auftrag wurde über eine Schnittstelle eingelesen und bei Billbee angelegtAutomatische Zuordnung von Tags / Versandprodukten zu Aufträgen
Auftragsstatus geändertDer Status eines Auftrages hat sich geändertAutomatischer Versand von Benachrichtigungen an Kunden
Neuer Kunde erstelltEine neuer Kunde wurde bei Billbee erstellt (per Hand oder durch den Auftragsimport)Automatisches Zuordnen einer Sprache je nach Land des Kunden
Kunde hat Datei heruntergeladenEin Kunde hat eine mit einem Auftrag verknüpfte Datei über das Kundenportal heruntergeladenAutomatische Markierung der Bestellung als versendet / abgeschlossen
Auftragsdokument an Kunde sendenRechnung / Auftragsbestätigung soll per EMail an den Kunden gesendet werden 
Zeitgesteuerter AuslöserAuslösezeitpunkte können mit Wochentag und Uhrzeit vorgegeben werdenAutomatisches Einlesen aller Zahlungseingänge
Ereignis ausgelöstEine andere Regel löst ein bestimmtes Ereignis ausAutomatisches versenden einer Zahlungserinnerung
Für Details zu den einzelnen Auslösern bitte auf den jeweiligen Link klicken. Manche Auslöser haben noch Parameter wie die Uhrzeiten beim zeitgesteuerten Auslöser.

Bedingungen

Bedingungen können die Ausführung einer Regel für einen bestimmten Auslöser auf bestimmte Daten begrenzen.

So kann eine Regel z.B. auf einen bestimmten Shop, eine bestimmte Kundensprache oder eine bestimmte Auftragssumme eingeschränkt werden.

Die folgenden Bedingungen stehen zur Zeit zur Auswahl:

NameBeschreibungAnwendungsbeispiel
Shop einschränkenSchränkt ein, dass der Auftrag zu einem bestimmten Shop gehören mussVerschiedene Benachrichtigungs pro Shop senden
Bestellstatus einschränkenSchränkt ein, welchen Status der Auftrag haben mussBenachrichtigungstexte für bezahlt/versendet senden
Auftragssumme einschränkenSchränkt ein, welche Gesamtsumme der Auftrag haben mussAufträge mit hohem Warenwert markieren
DownloadartikelSchränkt ein, dass der Auftrag mindestens einen/keinen Downloadartikel enthalten mussSeparate Benachrichtigungstexte für Käufe von Downloadartikeln senden
Land LieferadresseSchränkt das Land der Lieferadresse des Auftrages einSprache des Kunden abhängig vom Land setzen
Land RechnungsadresseSchränkt das Land der Rechnungsadresse des Auftrages einSprache des Kunden abhängig vom Land setzen / Spezielle Markierung von Aufträgen aus bestimmten Ländern
Land Lieferadresse EU/Nicht EUSchränkt das Land der Lieferadresse des Auftrages auf eine Ländergruppe einBestellungen aus Drittländern erkennen
Sprache des KundenSchränkt die Sprache des Kunden des aktuellen Auftrages einBenachrichtigungstexte in verschiedenen Sprachen senden
Versandkosten einschränkenSchränkt die Versandkosten des aktuellen Auftrages einVersandweg in Abhängigkeit der Versandkosten setzen
Zahlart einschränkenSchränkt die Zahlart des aktuellen Auftrages einVersandweg in Abhängigkeit der Zahlart setzen
Tags einschränkenSchränkt die Tags des aktuellen Auftrages ein 
Adresse nach Text durchsuchenErmöglicht Aufträge anhand von bestimmten Worten in den Adressdaten zu selektierenAdressen mit Packstation zur manuellen Prüfung markieren

Aktionen

Aktionen einer Regel werden ausgeführt, wenn bei der Ausführung der Regel alle definierten Bedingungen zutreffen.

Eine Regel muss mindestens eine Aktion haben, sonst passiert beim Ausführen der Regel nichts. Eine Regel kann aber auch mehrere Aktionen enthalten, die dann eine nach der anderen ausgeführt werden.

Diese Aktionen stehen zur Zeit zur Verfügung

NameBeschreibungAnwendungsbeispiel
Nachricht an Käufer sendenSendet einen Benachrichtigungstext per Mail oder über den Marktplatz/Shop an den KundenKunden über Zahlungseingang / Versand benachrichtigen
Sprache des Kunden setzenÄndert die Spracheigenschaft des KundenJe nach Land die Sprache des Kunden setzen
Der Bestellung ein Tag hinzufügenFügt dem aktuellen Auftrag ein Tag hinzuBestellungen aus einem Drittland / mit einem Mindestbestellwert ein Tag zuordnen
Den Status der Bestellung ändernÄndert den Status des aktuellen AuftragesNach Download über Kundenportal Auftrag auf Abgeschlossen setzen
Bestellungen aus einem Shop abrufenPrüft eine Shopverbindung auf neue Bestellungen und liest sie ein.Zeitgesteuert einmal am Tag neue Bestellungen einlesen lassen.
Zahlungseingänge abrufen und zuordnenRuft Zahlungseingänge ab und ordnet sie automatisch Bestellungen zu und setzt die Bestellungen auf bezahltZeitgesteuert zweimal am Tag alle Zahlungseingänge verarbeiten
Versandweg setzenSetzt den Versandweg der aktuellen BestellungIn Abhängigkeit von Versandkosten / Gesamtsumme den Versandweg bestimmen
Auftragsdokument erzeugenErzeugt eine Rechnung für die aktuelle BestellungRechnung automatisch nach Zahlungseingang an Kunden senden
Layout festlegenLegt ein Layout für eine Bestellung festJe nach Zahlart ein anderes Rechnungslayout zuordnen
Nachricht an Email Adresse sendenVersendet einen Benachrichtigungstext an eine beliebige Email AdresseVersandabteilung über einen Zahlungseingang informieren
Ein Ereignis auslösenLöst ein Ereignis aus, auf das mit einer weiteren Regel reagiert werden kannVorraussetzung für eine automatische Zahlungerinnerung erzeugen

Weitere Eigenschaften

Aktiv

Ist das Häkchen nicht gesetzt, wird diese Regel nicht ausgeführt. Damit lassen sich Regeln temporär deaktivieren, ohne sie gleich löschen zu müssen.

Reihenfolge

Die Reihenfolge ist eine ganze Zahl und legt fest, in welcher Reihenfolge mehrere Regeln für denselben Auslöser ausgeführt werden. Die Regel mit der kleinsten Zahl wird zuerst ausgeführt. Gibt es für einen Auslöser nur eine Regel, ist die Reihenfolge irrelevant. Haben mehrere Regeln eines Auslösers dieselbe Reihenfolge, ist die Ausführungsreihenfolge zufällig.

Regelverarbeitung nach dieser Regel beenden

Gibt es mehrere Regeln für einen Auslöser werden diese Regeln anhand der definierten Reihenfolge (Siehe oben) nacheinander ausgeführt.

Ist bei einer dieser Regel das Häkchen Regelverarbeitung nach dieser Regel beenden gesetzt, und treffen die Bedingungen dieser Regel zu, so dass sie ausgeführt wird, dann endet nach Ausführung dieser Regel die gesamte Ausführung. Alle weiteren Regeln dieses Auslösers werden dann nicht mehr verarbeitet.

Das ist z.B. sinnvoll, wenn es mehrere Regeln für einen Benachrichtigungstext gibt (Unterschiedliche Sprachen / unterschiedliche Texte), um zu verhindern, dass mehrere Benachrichtigungen gesendet werden.

Hinweise zur Ausführung / Kontext einer Regel

Regeln haben immer einen Kontext. In der Regel ist das z.B. ein einzelner Auftrag oder ein Kunde. Der Kontext hängt vom Auslöser der Regel ab (Siehe unten). Der Auslöser Auftrag eingelesen hat z.B. den gerade eingelesenen Auftrag als Kontext, auf den sich alle Bedingungen und Aktionen beziehen. Wurden 10 Aufträge eingelesen, wird die Regel auch 10 mal ausgeführt mit jeweils einem der Aufträge als Kontext.

Der zeitgesteuerte Auslöser ist im Moment der einzige Auslöser, der keinen Kontext hat. Hier macht es also z.B. keinen Sinn, eine Bedingung oder eine Aktion zu verwenden, die sich auf eine Bestellung bezieht.

In Zukunft wird es für den zeitgesteuerten Auslöser aber auch eine Kontextauswahl geben. Denkbar wäre etwas: alle Bestellungen, die mindestens X Tage alt sind und noch keine Zahlung haben., um eine automatische Zahlungserinnerung zu senden.

Letzte Änderung am 28. Jan 2016.

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