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Einlesen von Zahlungen

Einleitung

Mit Hilfe dieser Funktion kannst du Zahlungseingänge auf verschiedenen Bank- oder Pay Pal-Konten auf einfache Weise mit den noch nicht als bezahlt gekennzeichneten Bestellungen bei Billbee abgleichen.

Insbesondere bei einem hohen Auftragsvolumen kann dadurch viel Zeit gespart werden - das fehleranfällige und anstrengende manuelle Vergleichen von Beträgen und Bestellnummern entfällt.

Unterstützte Kontenarten

Es gibt die folgenden Möglichkeiten, Zahlungen in das System einzulesen:
  • Bankkontoabfrage über die HBCI Schnittstelle (Home Banking Computer Interface)
  • Pay Pal Kontoabfrage über die Pay Pal API
  • Einlesen von strukturierten Textdateien (CSV)

Bankkontoabfrage über HBCI

Bei der Abfrage über HBCI baut der Billbee Server eine direkte, sichere Verbindung zu dem Banksystem auf und fragt die Umsätze über das Home Banking Computer Interface ab.

Pay Pal Kontoabfrage über die Pay Pal API

Bei der Abfrage über die Pay Pal API baut der Billbee Server eine direkte, sichere Verbindung zu einem Pay Pal Server auf und ermittelt die Kontoumsätze über die Pay Pal Programmierschnittstelle.

Einrichten der Konten bei Billbee

Konten, von denen Zahlungen eingelesen werden sollen, müssen einmalig bei Billbee einrichten werden. Details dazu gibt es hier in der Hilfe.

Einlesen von strukturierten Textdateien

Falls die eigene Bank kein HBCI mit PIN/TAN unterstüzt, gibt es noch die Möglichkeit, die Zahlungen in Form einer strukturierten Textdatei einzulesen (CSV Datei).

Da jede Bank ihre eigene Dateistruktur vorgibt, kann es sein, dass Billbee dieses Format noch nicht unterstützt. Dann kann die Datei zur Analyse hochgeladen werden. Das Format wird dann kurzfristig integriert. Es werden aber bereits eine Vielzahl von Banken unterstützt.

Einlesen von Zahlungen

Um Umsätze einzulesen, wählst du im Menu den Punkt Zahlungsabgleich.

Dort findest du die Liste der in den Einstellungen eingerichteten Konten. Über den Button CSV kannst du eine CSV Datei mit Umsatzdaten hochladen:

Bank und Pay Pal Konten liest du ein, indem du ein Start- und optional ein Enddatum einträgst, die entsprechenden Konten in der Liste auswählst und dann den Button Einlesen anklickst:

Wurden neue Umsätze gefunden, werden passende Bestellungen gesucht. Danach werden alle Zahlungen in einer Liste angezeigt:

In dieser Tabelle werden alle eingelesenen Zahlungseingänge dargestellt, die noch nicht bei einem vorherigen Abgleich verarbeitet wurde. Die Zeilen werden nach drei Kriterien farbig hinterlegt:

  • Grün: Es wurde eine passende Bestellung gefunden (Betrag stimmt überein, Name und/oder Bestellnummer stimmt überein)
  • Rot: Es wurde eine Übereinstimmung über Name und/oder Bestellnummer gefunden, allerdings passt der Betrag nicht
  • Weiß: Es wurde keine passende Bestellung gefunden.

Die Zuordnung jeder einzelnen Zeile kann jetzt manuell über den Button Zuordnung ändern angepasst werden. In dem sich öffnenden Dialog werden Details zu der Zahlung und alle infrage kommenden Bestellungen aufgelistet:

Der Button Zeile ausblenden entfernt die Zeile aus der Tabelle, um die Übersichtlichkeit zu verbessern. Ausgeblendete Zeilen werden später beim Speichern nicht berücksichtigt.

Über die drei farbigen x Buttons in der Funktionsleiste können alle Zeilen in der jeweiligen Farbe in einem Rutsch ausgeblendet werden.

Als bezahlt markieren

In der Spalte Bezahlt muss das Häkchen gesetzt werden, wenn die zugeordnete Bestellung wirklich dauerhaft als bezahlt markiert und die Zahlung mit der Bestellung verknüpft werden soll. Die grünen Zeilen werden automatisch vorselektiert.

Speichern

Der letzte Schritt besteht darin, die Zuordnung zu Bestellungen im System zu speichern und den Bestellstatus zu aktualisieren.

Dazu klickst du auf den Button mit dem Häkchen in Funktionsleiste. Nach dem Bestätigen der Nachfrage passiert nun Folgendes:

  • Der Status der markierten Bestellungen wird bei Billbee auf bezahlt gesetzt.
  • Das Datum des Zahlungseingangs wird in der Bestellung als Zahldatum eingetragen.
  • Ist die Bestellung einem Shop zugeordnet und ist der Shop so eingestellt, dass Änderungen in Richtung Shop übertragen werden, wird auch der Status im externen Shopsystem auf bezahlt gesetzt.

Letzte Änderung am 08. Jul 2014.

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