Im heutigen Gastbeitrag der Buchhaltungslösung Debitoor erfährst du, ob und wann du eine Rechnung schreiben musst.

In vielen Unternehmen – aber besonders im E-Commerce – ist es mittlerweile Gang und Gebe, elektronische Rechnungen auszustellen. Vielleicht hast ja auch du einen Online-Shop und verschickst deine Rechnungen ausschließlich per Email an deine Kunden?

Dann solltest du ein paar Vorgaben beachten – denn das Thema elektronische Rechnungen hat in den letzten Jahren immer wieder für Verwirrung gesorgt.

Wer muss wann eine Rechnung schreiben?

Diese Frage hast du dir vermutlich auch schon einmal gestellt: Wer muss eigentlich wann eine Rechnung schreiben?

Umsatzsteuerlich bist du nur dann zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, wenn dein Kunde selbst Unternehmer oder eine juristische Person (GmbH, AG, Verein etc.) ist. Ist dein Kunde hingegen eine Privatperson, musst du keine Rechnung ausstellen. Ausnahme: Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, z.B. Vermietung, Verpachtung, Bauleistungen etc. – dann ist eine Rechnung erforderlich, auch wenn dein Kunde Privatperson ist.

Beispiel 1: Online-Shop: Verkauf von Büroartikeln

Du führst einen Online-Shop für Büroartikel. Max Mustermann bestellt für sein Ladengeschäft mehrere Regalsysteme bei dir. In diesem Fall erwartet Herr Mustermann als Unternehmer eine ordnungsgemäße Rechnung von dir.

Beispiel 2: Online-Shop: Verkauf von antiquarischen Büchern

Du bist Inhaber eines Online-Shops für antiquarische Bücher. Maria Musterfrau bestellt bei dir ein altes Kochbuch aus dem 19. Jahrhundert. Du kannst die Einnahme durch den Verkauf an Frau Musterfrau einfach als Erlös erfassen und musst keine Rechnung schreiben.

Tipp: Bevor dein Kunde im Online-Bestellprozess den Kaufvorgang abschließt, solltest du ihn fragen, ob er eine Privatperson oder ein Unternehmer ist und eine Rechnung benötigt. Welche Informationen tatsächlich auf einer Rechnung vorhanden sein müssen, siehst du hier in der  Musterrechnung von Debitoor.

Elektronische Rechnung oder Papierrechnung?

Wer wann eine Rechnung schreiben muss, haben wir schon geklärt. Nun geht es um das „wie“: Muss eine Rechnung zwingen in Papierform ausgestellt werden?

Noch vor einigen Jahren war dieses Thema sehr umstritten. Mittlerweile gibt es hier aber rechtlich Klarheit: Nach nationalem Recht können Rechnungen auf Papier ODER auf elektronischem Weg übermittelt werden, z.B. per E-Mail, als PDF-Datei, Textdatei oder Web-Download.

Dabei muss der Kunde einer Rechnung in elektronischer Form nicht aktiv zustimmen. Es genügt, dass der Kunde diesen Rechnungsstellungsvorgang „stillschweigend billigt“.

Das ist natürlich gerade für dich als E-Commerce Unternehmer von Vorteil – denn schließlich läuft bei dir ja der gesamte Bestellprozess elektronisch ab. Da ist es praktisch, wenn du auch elektronische Rechnungen schreiben und versenden kannst. Elektronische Rechnungen sparen dir außerdem nicht nur Papier-, Druck-, und Portokosten, sondern auch Zeit: Der Gang zur Post oder dem nächsten Briefkasten entfällt.

Rechnung schreiben mit Signatur – ja oder nein?

Wir haben es gerade schon angesprochen: Seit 2013 müssen Papierrechnungen und elektronische Rechnungen gleich behandelt werden. Und da du Papierrechnungen nicht signieren musst, können auch elektronische Rechnungen zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur bedarf.

Gerade bei Papierrechnungen kann eine Signatur sogar negative Auswirkungen haben. Was, wenn dein Kunde über deiner Signatur den Satz „Betrag dankend erhalten“ ergänzt – ohne aber tatsächlich bezahlt zu haben? Da deine Unterschrift auf der Rechnung steht, liegt es nun theoretisch an dir, zu beweisen, dass der Zusatz fälschlicherweise ergänzt wurde und keine Zahlung stattgefunden hat.

Wie müssen elektronische Rechnungen aufbewahrt werden?

Bei elektronischen Rechnungen gilt wie bei Papierrechnungen auch die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Darüber hinaus müssen spezielle Richtlinien zur Archivierung elektronischer Rechnungen beachtet werden.

Was bedeutet das konkret? Eingehende Rechnungen müssen immer in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Eine Papierrechnung muss also als Papierrechnung abgelegt werden. Und wird eine Rechnung elektronisch übermittelt, muss sie elektronisch archiviert werden – z.B. als E-Mail ggf. mit Anhängen in Bildformaten wie PDF.

Beispiel: PDF-Rechnung für Überarbeitung des Online-Shops

Du beauftragst die Webdesign-Agentur WebX mit der Überarbeitung deines Online-Shops. Nach erfolgreicher Ausführung des Auftrags sendet dir WebX eine elektronische Rechnung in Form einer Email mit Rechnungs-PDF.

Da das Ursprungsformat deiner Rechnung also die E-Mail samt PDF ist, solltest du sie in diesem Format also auch aufbewahren = archivieren. Der Papierausdruck dieser Rechnung ist nicht nur unnötig, sondern als Beleg auch unzulässig.

Lieferschein oder Rechnung – oder beides?

Im E-Commerce begegnet besonders häufig die Frage nach der Notwendigkeit eines Lieferscheins. Schließlich bieten trotz digitalem Zeitalter die meisten E-Commerce Betreiber physikalische Produkte zum Verkauf an und liefern diese an ihre Kunden aus.

Für die Erstellung von Lieferscheinen gibt es – anders als beim Rechnung schreiben – keine gesetzlichen Vorgaben. Sprich: Du kannst deinen Warenlieferungen einen Lieferschein beilegen, musst es aber nicht tun. Für den Empfänger deiner Ware hat es aber einen Vorteil: Er kann den Wareneingang darüber dann direkt in seinem Warenwirtschaftssystem erfassen.

Wichtig: Ein Lieferschein kann niemals eine Rechnung ersetzen. Eine Rechnung schreiben musst du immer zusätzlich!

Billbee & Debitoor: Gute Kombi für Händler & „handelnde Dienstleister“

Durch die Schnittstelle zwischen Billbee und Debitoor ist es möglich, Rechnungen, die du in Billbee erstellt hast, direkt an Debitoor zu übertragen und als Einnahme zu erfassen. Wenn du weitere Rechnungen, z.B. für Beratungs- oder andere Dienstleistungen  und z.B. deine Ausgaben lieber direkt im Rechnungsprogramm Debitoor erfassen möchtest, ist das ebenfalls möglich und kein Problem.

David

David ist als Head of Business Development bei Billbee verantwortlich für das Wachstum und die zukünftige, strategische Ausrichtung. Darunter fallen die Bereiche Marketing, Vertrieb, Partnerschaften und Presse.

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