In vielen Unternehmen – aber besonders im E-Commerce – ist es mittlerweile gang und gäbe, elektronische Rechnungen auszustellen. Vielleicht hast ja auch du einen Online-Shop und verschickst deine Rechnungen ausschließlich per E-Mail an deine Kund:innen?
Dann solltest du ein paar Vorgaben beachten – denn das Thema Rechnungen hat in den letzten Jahren immer wieder für Verwirrung gesorgt. Erfahre in diesem Beitrag, ob und wann du eine Rechnung schreiben musst.
Diese Frage hast du dir vermutlich auch schon einmal gestellt: Wer muss eigentlich wann eine Rechnung schreiben?
Umsatzsteuerlich bist du nur dann zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, wenn dein Kunde oder deine Kundin selbst Unternehmer:in oder eine juristische Person (GmbH, AG, Verein etc.) ist. Handelt es sich hingegen um eine Privatperson, musst du keine Rechnung ausstellen. Ausnahme: Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, z.B. Vermietung, Verpachtung, Bauleistungen etc. – dann ist eine Rechnung erforderlich, auch wenn dein Kunde oder deine Kundin eine Privatperson ist.
Beispiel 1 im Online-Shop: Verkauf von Büroartikeln: Du führst einen Online-Shop für Büroartikel. Max Mustermann bestellt für sein Ladengeschäft mehrere Regalsysteme bei dir. In diesem Fall erwartet Herr Mustermann als Unternehmer eine ordnungsgemäße Rechnung von dir.
Beispiel 2 im Online-Shop: Verkauf von antiquarischen Büchern: Du bist Inhaber:in eines Online-Shops für antiquarische Bücher. Maria Musterfrau bestellt bei dir ein altes Kochbuch aus dem 19. Jahrhundert. Du kannst die Einnahme durch den Verkauf an Frau Musterfrau einfach als Erlös erfassen und musst keine Rechnung schreiben.
Tipp: Bevor deine Kundin oder dein Kunde im Online-Bestellprozess den Kaufvorgang abschließt, solltest du fragen, ob sie oder er eine Privatperson oder Unternehmer:in ist und eine Rechnung benötigt.
Wer wann eine Rechnung schreiben muss, haben wir schon geklärt. Nun geht es um das „wie“: Muss eine Rechnung zwingend in Papierform ausgestellt werden?
Noch vor einigen Jahren war dieses Thema sehr umstritten. Mittlerweile gibt es hier aber rechtlich Klarheit: Nach nationalem Recht können Rechnungen auf Papier ODER auf elektronischem Wege übermittelt werden, z.B. per E-Mail, als PDF-Datei, Textdatei oder Web-Download.
Dabei müssen deine Kund:innen einer Rechnung in elektronischer Form nicht aktiv zustimmen. Es genügt, dass deine Kund:innen diesen Rechnungsstellungsvorgang „stillschweigend billigen“.
Das ist natürlich gerade für dich als E-Commerce Unternehmer:in von Vorteil – denn schließlich läuft dein gesamter Bestellprozess elektronisch ab. Da ist es praktisch, gleich elektronische Rechnungen schreiben und versenden zu können. Elektronische Rechnungen sparen dir außerdem nicht nur Papier-, Druck- und Portokosten, sondern auch Zeit: Der Gang zur Post oder dem nächsten Briefkasten entfällt.
Wir haben es gerade schon angesprochen: Seit 2013 müssen Papierrechnungen und elektronische Rechnungen gleich behandelt werden. Papierrechnungen musst du nicht signieren, daher können auch elektronische Rechnungen zum Vorsteuerabzug berechtigen, ohne dass es einer Signatur bedarf.
Gerade bei Papierrechnungen kann eine Signatur sogar negative Auswirkungen haben. Was, wenn ein Kunde oder eine Kundin über deiner Signatur den Satz „Betrag dankend erhalten“ ergänzt – ohne aber tatsächlich bezahlt zu haben? Da deine Unterschrift auf der Rechnung steht, liegt es nun theoretisch an dir, zu beweisen, dass der Zusatz fälschlicherweise ergänzt wurde und keine Zahlung stattgefunden hat.
Bei elektronischen Rechnungen gilt wie bei Papierrechnungen auch die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Darüber hinaus müssen spezielle Richtlinien zur Archivierung elektronischer Rechnungen beachtet werden.
Was bedeutet das konkret? Eingehende Rechnungen müssen immer in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Eine Papierrechnung muss also als Papierrechnung abgelegt werden. Wird eine Rechnung elektronisch übermittelt, muss sie elektronisch archiviert werden – z. B. als E-Mail ggf. mit Anhängen in Bildformaten wie PDF.
Beispiel: PDF-Rechnung für die Überarbeitung deines Online-Shops: Du beauftragst die Webdesign-Agentur WebX mit der Überarbeitung deines Online-Shops. Nach erfolgreicher Ausführung des Auftrags sendet dir WebX eine elektronische Rechnung in Form einer E-Mail mit beigefügter Rechnungs-PDF.
Da das Ursprungsformat deiner Rechnung also die E-Mail samt PDF ist, solltest du sie in diesem Format auch aufbewahren = archivieren. Der Papierausdruck dieser Rechnung ist nicht nur unnötig, sondern als Beleg auch unzulässig.
Trotz des digitalen Zeitalters bieten die meisten E-Commerce-Betreiber:innen physikalische Produkte zum Verkauf an und liefern diese an ihre Kund:innen aus. Im E-Commerce begegnet die Frage nach der Notwendigkeit eines Lieferscheins daher besonders häufig.
Für die Erstellung von Lieferscheinen gibt es – anders als beim Schreiben einer Rechnung – keine gesetzlichen Vorgaben. Das heißt: Du kannst deinen Warenlieferungen einen Lieferschein beilegen, musst aber nicht. Für den oder die Empfänger:in deiner Ware hat es aber einen Vorteil: Der Wareneingang kann über den Lieferschein direkt im jeweiligen Warenwirtschaftssystem erfasst werden.
Wichtig: Ein Lieferschein kann niemals eine Rechnung ersetzen. Eine Rechnung musst du immer zusätzlich schreiben!
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Wenn du dir lieber eine Vorlage ansehen möchtest und dich über die korrekten inhaltlichen Angaben einer Rechnung informieren willst, schau' dir unseren Artikel "Wie du deine Rechnungen als Online-Händler:in richtig schreibst." und welche Pflichtangaben auf Rechnungen notwendig sind an.
Titelbild von Mikhail Nilov auf Pexels
