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Automatischer Zahlungsabgleich

Zahlungssgänge prüfen und zuordnen gehört zu den eher langweiligen und fehleranfälligen Tätigkeiten, die im Alltag eines Online Händlers auftreten.

Aber damit ist jetzt Schluss: Billbee liest Zahlungseingänge auf Wunsch auch vollautomatisch ein und sucht die passenden Bestellungen.

Welche Konten werden unterstützt?

Billbee kann Zahlungen von verschiedenen Anbietern einlesen:

  • Bankkonten über HBCI: Fast jede deutsche Bank bietet den Zugriff auf das Konto über das sogenannte HBCI oder FinTS Protokoll an. Billbee kann mit jeder Bank sprechen, die HBCI mit PIN/TAN Verfahren anbietet und Umsatzdaten einlesen.
  • Bankkonten über EBICS: EBICS ist eine europäische Schnittstelle zur Kommunikation mit einem Bankserver und eher im Geschäftsbereich angesiedelt. Diese Schnittstelle sollte von jeder deutschen und sicher auch einigen europäischen Banken unterstützt werden. Billbee kann über EBICS Kontoumsätze einlesen und mit Bestellungen abgleichen. (Aktuell im Beta Test)
  • PayPal: PayPal bietet eine API (Programmierschnittstelle) an, über die Billbee die Umsatzdaten samt TransaktionsId und Gebühren einlesen kann. Passende Bestellungen werden automatisch gesucht und zugeordnet.
  • WireCard: Auch Umsätze aus einem WireCard Account kann Billbee einlesen und zuordnen. Das ist besonders hilfreich, weil es im WireCard Backend schwierig ist, eine Liste mit Zahlungen und zugeordneten Aufträgen zu erzeugen.
  • Weitere: Weitere Zahlungsanbieter werden folgen, z.B. Amazon Payments wird demnächst verfügbar sein.

Wie funktionert der Abgleich?

Billbee liest entweder vom Benutzer manuell gestartet oder vollautomatisch im Hintergrund die Zahlungseingänge ein.

Dann werden die passenden Bestellungen gesucht und zugeordnet. Beim manuellen Abgleich können Korrekturen bei der Zuordnung vorgenommen und Zahlungen, die nicht zugeordnet werden konnten manuell zugeordnet werden.

Danach werden alle gefundenen Bestellungen als bezahlt markiert und optional der Kunde mit einer individuellen Nachricht informiert.

Sicherheit

Sicherheit ist wichtig, daher fordert Billbee nur die erforderlichen Berechtigungen, um Umsatzdaten zu lesen. Zahlungstransaktionen können aufgrund der nicht erteilten Berechtiungen unter keinen Umständen ausgeführt werden.

Billbee muss beim HBCI Zugriff die PIN zwar speichern, sie ist aber sicher auf und vor dem Zugriff durch Dritte geschützt abgelegt.

Weitere Verarbeitung

Die Zahlungsinformationen werden im Billbee System gespeichert, so dass sie später auch für weitere Zwecke, wie z.B. den Export zum Steuerberater bzw. zur Buchhaltung bereitstehen. Dafür eignet sich z.B. der DATEV Export.