Viele von euch, insbesondere auch Amazon FBA Verkäufer, haben den Wunsch, die Rechnung nach einem Kauf automatisch an den Kunden zu versenden. Genau das ist eine der Stärken von Billbee und lässt sich mit wenig Aufwand schnell & unkompliziert umsetzen. Ein paar Tipps & Tricks dazu und wie man den automatischen Rechnungsversand am sinnvollsten in Billbee aktiviert, erfahrt ihr in diesem Artikel.

UPDATE: Jetzt auch als Video-Tutorial auf YouTube

Grundsätzlich benötigt man hierfür zwei Bereiche in den Billbee Einstellungen: "Benachrichtigungstexte" und "Regeln".

Unter "Benachrichtigungstexte" ist automatisch eine entsprechende E-Mail für den Rechnungsversand angelegt, "Rechnung per Email senden". Diese kann man einfach so wie sie ist übernehmen - oder an dem Text noch etwas feilen oder anpassen.

Danach müssen die entsprechenden Regel eingerichtet werden. Insgesamt sind zwei Regeln erforderlich: Eine zum Erzeugen der Rechnung & eine zum Versenden der entsprechenden E-Mail.

Hierzu in den Einstellungen unter "Regeln" zunächst eine neue Regel mit den folgenden Optionen erstellen:

  • Auslöser: Auftrag eingelesen
  • Bedingungen (optional): z.B. auf einen bestimmten Shop einschränken
  • Aktion: Auftragsdokument erzeugen
    Dokumenttyp: Rechnung, Häkchen bei "Per Mail an Kunden senden"

Die zweite notwendige Regel ist eigentlich bereits vorhanden und automatisch erstellt worden, "Rechnung manuell per Email senden". Diese kann bearbeitet und/oder umbenannt werden, erfüllt aber genau den Zweck, die entsprechende Textvorlage auszuwählen und mit der Rechnung als PDF Anhang als E-Mail an den Kunden zu versenden.

Sollte die Regel aus irgendeinem Grund nicht vorhanden oder gelöscht worden sein, kann sie mit den folgenden Einstellungen neu angelegt werden:

  • Auslöser: Auftragsdokument an Kunde senden
  • Dokumenttyp: Rechnung
  • Aktion: Nachricht an Käufer senden
    Sende eine Nachricht an den Kunden: Benachrichtigungstext auswählen, im Normalfall "Rechnung per Email senden"

Wenn diese beiden Regeln angelegt & aktiviert sind, sollte der Kunde bei jeder neu eingelesenen Bestellung automatisch die vorab definierte E-Mail mit der jeweiligen Rechnung im Anhang erhalten.

Noch ein wichtiger Hinweis: Beim direkten Versenden von E-Mails aus Billbee heraus, insbesondere wenn das regelmäßig und automatisch passiert, sollte ein eigener SMTP-Server eingestellt und eingerichtet sein. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Antworten auf die versandten E-Mails nicht oder nicht ordnungsgemäß zugestellt werden. Weitere Informationen und ein Tutorial zur Einrichtung findet ihr hier: SMTP Server / Mail Versand

David

David ist als Head of Business Development bei Billbee verantwortlich für das Wachstum und die zukünftige, strategische Ausrichtung. Darunter fallen die Bereiche Marketing, Vertrieb, Partnerschaften und Presse.

Benjamin 3. Februar 2018 at 1:54

Irgendwie scheint das bei mir bei eBay zu funktionieren, bei Amazon aber nicht. Die Amazon Bestellungen werden direkt als “Bezahl” eingelesen. Die zweite Regel wie hier beschrieben (https://support.billbee.de/support/solutions/articles/5000646603-wie-sende-ich-eine-rechnung-automatisiert-per-email-an-den-kunden-) habe ich angelegt. Bin etwas ratlos…

Antworten

    David 6. Februar 2018 at 12:43

    Hallo Benjamin,
    in dem Fall wirst du eine zweite, nahezu identische Regel benötigen, die beim Auftragsimport ausgelöst wird, wenn der Status bereits “Bezahlt” ist.
    LG, David

    Antworten

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