Zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein, um die richtigen Produkte zu verkaufen - damit bist du als Online-Händler:in den ganzen Tag beschäftigt. Welche Vertriebskanäle sind für mich noch relevant? Wie entwickle ich meine Produkte weiter? Wie bekomme ich mehr Bewertungen für meinen Online-Shop? Fragen über Fragen, für die im Alltag oft die Zeit fehlt.
Zeit ist nicht nur Geld - sie ist die wertvollste Ressource. Wir zeigen dir, warum effektives Zeitmanagement im Online-Handel unerlässlich für den Erfolg ist und geben dir praktische Tipps, wie du deinen Terminkalender endlich in den Griff bekommst.
Der Online-Handel ist eine schnelllebige Branche. Unternehmen können schnell groß werden - aber auch schnell wieder von der Bildfläche verschwinden. Um nachhaltigen Erfolg im E-Commerce zu haben, ist einer der entscheidende Faktoren das richtige Zeitmanagement der Händler:innen.
Mit einem guten Zeitmanagement und einer guten Selbstorganisation kannst du deinen Online-Shop bzw. dein Unternehmen schnell an Veränderungen anpassen. Dazu gehören u. a. gesetzliche Veränderungen, aber auch Trends und Anforderungen von Kund:innen. Gerade diese Anforderungen von Kund:innen sind im Online-Handel immens hoch. Schnelle Lieferungen, ständige Verfügbarkeit und schnelle Reaktionen auf Kundenanfragen sind nur einige Beispiele. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, kann ein effektives Zeitmanagement für deine Kund:innen den entscheidenden Unterschied machen.
Außerdem ist der Wettbewerb im Online-Handel sehr groß. Der E-Commerce-Markt wächst ständig und Zeit ist eine sehr knappe Ressource. Unternehmen, die diese Ressource effizient nutzen, können schneller agieren und Entscheidungen treffen, innovative Strategien umsetzen und sich so von der Konkurrenz abheben. Denn nur eine langfristige und nachhaltige Planung führt zum Erfolg.
Doch nicht nur die Konkurrenz ist im Online-Handel groß, sondern auch die Aufgabenvielfalt. Von Online-Händler:innen wird oft erwartet, dass sie Allround-Talente sind. Von Marketing-Spezialist:innen, über Profis in der Buchhaltung bis hin zum allgemeinen Management der Verkaufskanäle. Ein effektives Zeitmanagement ermöglicht eine strukturierte Bearbeitung der vielfältigen Aufgaben, was Fehler minimiert und sich somit positiv auf den Gesamterfolg des Unternehmens auswirkt.
Wie lässt sich effektives Zeitmanagement im Online-Handel speziell in deinem Unternehmen umsetzen? Welche Strategien und Techniken gibt es? Im Folgenden stellen wir dir 4 Methoden vor, die du schnell und einfach in deinem Alltag umsetzen kannst.
Die Pomodoro Technik ist eine Methode, die sich leicht in den Alltag integrieren lässt. Ziel ist es, Aufgaben in kleine Einheiten zu zerlegen, um produktiv arbeiten zu können.
Ein Pomodoro dauert traditionell 25 Minuten. In dieser Zeit konzentriert man sich ausschließlich auf eine Aufgabe. Kein Multitasking, keine Ablenkung – nur konzentriertes Arbeiten. Nach jedem Pomodoro folgt eine kurze Pause von 5 Minuten. Steh vom Schreibtisch auf, öffne das Fenster und bewege dich ein wenig. Aber nicht vergessen: Nach 5 Minuten geht’s wieder an die Arbeit! Nach vier Pomodoros gönnt man sich eine längere Pause von ca. 20 bis 30 Minuten. Nach der längeren Pause kann der Pomodoro Zyklus wieder von vorne beginnen.
Die Pomodoro-Technik hilft dir vor allem, dich nicht ablenken zu lassen. Dazu gehört natürlich auch ein gewisses Maß an Selbstdisziplin. Große Aufgaben können so in kleinere Arbeitspakete aufgeteilt werden, die nicht mehr so einschüchternd wirken wie eine seitenlange To-do-Liste. So kannst du deinen Arbeitsfortschritt leichter verfolgen, deine Produktivität steigern und durch effektives Zeitmanagement deine Aufgaben insgesamt besser bewältigen.
Der Vorteil der Pomodoro-Methode ist, dass sie sofort und einfach umgesetzt werden kann. Du brauchst nur deine To-do-Liste, die du vorher erstellt haben solltest, und einen Timer. Dazu kannst du ganz einfach die Timerfunktion deines Smartphones nutzen. Allerdings bietet das Smartphone auch wieder eine Ablenkungsmöglichkeit, weshalb du dir Unterstützung durch Apps oder Webseiten holen solltest. Viele dieser Apps (Forest für sowohl iOS als auch Android, bei welcher du einen kleinen Wald wachsen lassen kannst) und Webseiten (z. B. Pomofocus.io oder TomatoTimers) sind kostenlos nutzbar – probiere es doch direkt aus!
Timeblocking ist eine weitere Möglichkeit des Zeitmanagements. Das Prinzip des Timeblockings besteht darin, den Tag in klare Zeitabschnitte zu unterteilen und diesen bestimmte Aufgaben oder Aufgabentypen zuzuordnen. Diese Methode bietet nicht nur Struktur, sondern ermöglicht es auch, die Aufmerksamkeit bewusst und fokussiert auf bestimmte Tätigkeiten zu richten.
Ein grundlegender Aspekt des Time Blocking ist die Schaffung fester Zeitfenster für verschiedene Arten von Tätigkeiten. Sei es die Beantwortung von E-Mails, die Bearbeitung von Aufträgen, die Entwicklung von Produkten oder die Planung von Marketingstrategien - alles bekommt seinen festen Zeitblock. Dazu ist es notwendig, sich im Vorfeld zu überlegen, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe in Anspruch nehmen wird, um diese Zeit entsprechend einzuplanen. Wie bei der Pomodoro-Technik geht es auch beim Timeblocking darum, Multitasking auszuschalten und Ablenkungen zu vermeiden. Denn innerhalb eines Timeblocks konzentriert man sich auf eine Art von Aufgabe oder einen Bereich, alle anderen Aufgaben müssen warten, bis ihr Zeitblock gekommen ist.
Die Flexibilität bleibt aber auch bei dieser Methode erhalten. Wichtige und unvorhergesehene Ereignisse können durch Pufferzeiten zwischen den Blöcken aufgefangen werden. Diese Pausen ermöglichen nicht nur ein flexibles Reagieren auf Veränderungen, sondern verhindern auch das Gefühl der Überforderung, das oft bei zu engen Zeitplänen entsteht. Dies erfordert etwas Übung. Nicht jede Aufgabe wird von Anfang an mit genügend Zeit geplant - oder mit zu viel Zeit. Je mehr Erfahrung du mit dieser Methode sammelst, desto besser werden deine Zeitpläne.
Das einfachste Werkzeug, um Timeblocking im Alltag umzusetzen, ist dein Kalender. Idealerweise verwendest du einen digitalen Kalender (z.B. Google Kalender oder einfach den Kalender auf deinem Smartphone), in dem du Zeit für bestimmte Aufgaben blockieren kannst. Wenn du z.B. jeden Morgen die erste Stunde für E-Mails blockierst, kannst du das Timeblocking sogar automatisch jeden Tag wiederholen lassen und so noch mehr Zeit sparen!
Aber wie weiß man überhaupt, welche Aufgaben man mit der Pomodoro-Methode oder der Timeblocking-Methode priorisieren soll? Hier kommt die Eisenhower-Matrix ins Spiel, benannt nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower. Diese Matrix ist ein einfaches, aber sehr effektives Instrument, um Prioritäten zu setzen und den Arbeitsalltag zu strukturieren.
Die Matrix teilt die Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Quadranten ein. Im ersten Quadranten befinden sich die Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind – diese solltest du sofort bzw. mit Priorität erledigen. Dabei handelt es sich um unverzichtbare Tätigkeiten, die einen direkten Einfluss auf deine Ziele haben. Im Online-Handel kann dies beispielsweise die Beantwortung negativer Kundenbewertungen sein. Im zweiten Quadranten befinden sich ebenfalls wichtige, aber weniger dringende Aufgaben. Diese kannst du einplanen und später erledigen. Wichtig ist hier, dass eine Deadline gesetzt wird, um “Prokrastination” zu vermeiden. Im dritten Quadranten geht es um dringende, aber weniger wichtige Aufgaben. Hier gilt: Delegieren, wenn möglich. Diese Aufgaben können oft von anderen Mitarbeiter:innen erledigt werden, während du dich auf deine wichtigen und dringenden Aufgaben konzentrierst. Der vierte Quadrant enthält Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind.
Die Zuordnung der Aufgaben zu den vier Quadranten kann manchmal schwierig sein. Denn auch die subjektive Bewertung der Aufgaben ist oft ein Hindernis. So wichtig der Plausch an der Kaffeemaschine für das allgemeine Arbeitsklima ist, so wenig ist er für die Erledigung der wirklich relevanten Aufgaben förderlich. Wiederum kann ein Meeting mit Kolleg:innen zur Strategieplanung eine Aufgabe im wichtigen und dringenden Quadranten sein. Die Einstufung hängt immer von den Zielen des Unternehmens ab.
Effektives Zeitmanagement im Online-Handel wird durch den Einsatz der richtigen Tools wesentlich erleichtert. Zwei Tools, die dich insbesondere als Online-Händler:innen in deinem Alltag unterstützen können, sind Billbee und Replyco.
Billbee ist eine umfassende Softwarelösung, die es dir als Online-Händler:innen ermöglicht, deine Prozesse im After-Sales-Bereich zu optimieren und zu automatisieren. Durch die Integration von verschiedenen Verkaufskanälen wie Amazon, eBay und dem eigenen Online-Shop in Billbee als zentrale Plattform, können Bestellungen effizienter abgewickelt werden. Automatisierte Rechnungserstellung, Bestandsverwaltung und Versandabwicklung sind nur einige der Funktionen, die Online-Händler:innen wertvolle Zeit sparen.
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Ein Tool für effektives Zeitmanagement im Bereich des Kundenservices ist Replyco. Replyco ermöglicht die zentrale Verwaltung und effiziente Beantwortung von Kundenanfragen aus verschiedenen Kanälen, darunter E-Mails und Nachrichten von Plattformen wie eBay und Amazon. Mit vordefinierten Antworten, intelligenten Automatisierungsfunktionen und einer übersichtlichen Benutzeroberfläche trägt Replyco dazu bei, den Kundenservice zu optimieren und wertvolle Zeit zu sparen, die anderweitig für zeitraubende Kommunikationsprozesse aufgewendet werden müsste.
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Die Automatisierung wiederkehrender Prozesse und die Vereinfachung von Arbeitsabläufen steigern nicht nur die Effizienz, sondern schaffen auch Freiräume für kreative und strategische Aufgaben. Denn letztendlich sind es nicht nur die Produkte, sondern auch die intelligente Nutzung von Ressourcen, die Unternehmer:innen im Online-Handel erfolgreich machen.
Titelbild von Miguel Á. Padriñán auf Pexels
